Paragon a faktura imienna – różnice i podobieństwa

Czym jest faktura imienna?

Co do zasady faktury wystawia się w momencie dokumentowania transakcji zawieranych pomiędzy dwoma firmami. Przepisy dopuszczają jednak możliwość wystawienia faktury również w sytuacji, gdy przedsiębiorca zawiera transakcję z osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest podatnikiem VAT. W takiej sytuacji wystawia się tzw. fakturę imienną, zwaną też fakturą dla osoby fizycznej.

Jakie zasady obowiązują przy wystawianiu faktur imiennych? Pamiętać należy przede wszystkim o terminach, jakie obowiązują przedsiębiorców. Zgodnie z obowiązującymi obecnie zasadami klient ma aż trzy miesiące na to, by móc żądać od przedsiębiorcy wystawienia faktury imiennej. Warto w tym miejscu podkreślić, że termin ten liczony jest od ostatniego dnia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży.

Zgodnie z treścią artykułu 106i ust. 6 ustawy o podatku VAT przedsiębiorca zobowiązany jest do wystawienia faktury:

● nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar albo wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty;

● nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość albo część zapłaty.

Faktura imienna a klasyczna faktura VAT?

Faktura wystawiona osobie fizycznej nie różni się istotnie od faktury, jaką wystawia się przedsiębiorcy. Jasnym jest jednak, że pewnych informacji zawierać nie będzie – np. NIP-u klienta. Jakie elementy powinny się zatem znaleźć na fakturze imiennej? Przede wszystkim:

● kolejny numer identyfikacyjny dokumentu,

● data wystawienia,

● data dokonania sprzedaży, o ile jest inna niż data wystawienia faktury,

● dane odbiorcy faktury pozwalające na jednoznaczne jego zidentyfikowanie (imię, nazwisko, adres),

● dane wystawcy faktury (nazwa firmy, NIP, adres),

● nazwa towaru / rodzaj wykonanej usługi (wraz z ilością czy właściwą miarą),

● cena netto, właściwa stawka podatku i cena brutto,

● wartość netto i brutto,

● ogólna kwota do zapłaty.

Wprawdzie na fakturze imiennej nie pojawia się NIP klienta, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, by na fakturze pojawił się jego numer PESEL. Dość często zdarza się, że klienci proszą o jego umieszczenie w treści dokumentu, jednak zgodnie z treścią ustawy o VAT PESEL nie jest obowiązkowym elementem faktury imiennej.

Co w przypadku zwrotu towaru przez klienta, któremu wystawiono fakturę imienną? W takiej sytuacji konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Faktura imienna a paragon

Podstawowe pytanie, jakie rodzi się w kontekście faktury imiennej, tyczy się jej zastosowania. Sprzedaż realizowana dla klientów indywidualnych – osób fizycznych – na ogół dokumentowana jest przy pomocy paragonu. Z jakich powodów konieczne bywa wystawienie faktury imiennej?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dopuszczalne jest realizowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych i dokumentowanie jej wyłącznie paragonem, ale jednocześnie przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia faktury imiennej na żądanie osoby fizycznej. Jeśli klient sobie tego życzy, przedsiębiorca po prostu musi taki dokument wystawić.

Faktura imienna w pewnym sensie stanowi alternatywę dla paragonu i służy między innymi do dokumentowania sprzedaży realizowanej przez przedsiębiorców, którzy nie posiadają kasy fiskalnej, bo nie mają takiego obowiązku.