Co to jest faktura kosztowa?

Faktura przychodowa a kosztowa

Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży generuje dla firmy przychód. Sprzedane towary lub usługi dokumentuje na ogół przy pomocy faktury. Faktury sprzedażowe określa się mianem przychodowych.

By jednak uzyskać przychód, przedsiębiorca musi ponieść pewne koszty. Na ogół wynajmuje biuro lub inny lokal, ponosi opłaty z tytułu mediów, korzysta z usług firm zewnętrznych, za co otrzymuje faktury, które zobowiązany jest terminowo opłacać. Kupuje też różne towary, których nie przeznacza do dalszej odsprzedaży, ale wykorzystuje w celu prowadzenia działalności gospodarczej. To również przykład faktur kosztowych, czyli faktur zmniejszających dochód i w konsekwencji podatek dochodowy.

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Z pojęciem faktur kosztowych wiąże się pojęcie kosztu uzyskania przychodu. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Katalog kosztów uzyskania przychodu jest bardzo bogaty, jednak istnieje też sporo wyłączeń. Za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się chociażby wydatków na nabycie gruntów, prawa wieczystego użytkowania gruntów, ulepszenia środków trwałych, podatku dochodowego, podatku od spadków i darowizn czy kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań.

Pomniejszenie przychodów o koszty ich uzyskania pozwala na obliczenie dochodu, czyli wynagrodzenia przysługującego przedsiębiorcy. Obliczony w ten sposób dochód, skorygowany o ewentualne obniżenia i pomniejszenia, jakie dopuszczają przepisy prawa, pozwala ustalić podstawę opodatkowania oraz podatek należny do urzędu skarbowego.

Zapomniana faktura kosztowa – czy można ją zaksięgować?

W księgach rachunkowych przedsiębiorstwa powinny zostać uwzględnione zarówno wszystkie faktury sprzedażowe, jak i kosztowne. Może się jednak zdarzyć tak, że pojedyncze faktury zostaną pominięte, zgubione lub nie dotrą na czas. Jak wygląda postępowanie w takiej sytuacji? Czy przedsiębiorca może zaksięgować fakturę dotyczącą okresu, który już minął?
Na gruncie podatku VAT przepisy dopuszczają możliwość odliczenia VAT w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, a także trzech następnych okresach rozliczeniowych (dla rozliczenia miesięcznego) lub dwóch następnych okresach rozliczeniowych (dla rozliczeń kwartalnych).

Nieco inne zasady obowiązują na gruncie PIT. Tu również przepisy dopuszczają możliwość zaksięgowania faktury w okresie innym niż ten, którego faktura dotyczy, ale spełnione muszą zostać dwa warunki:
● faktura spełnia definicję kosztu uzyskania przychodu,
● nie zakończył się jeszcze rok podatkowy, którego faktura dotyczy.

Jakie elementy powinna zawierać faktura kosztowa?

Faktura kosztowa, niezależnie od tego, jakiego towaru lub usługi dotyczy, powinna spełniać te same warunki, co faktury sprzedażowe wystawiane przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że zawiera ona dokładnie te same elementy, które muszą się pojawić na każdej innej fakturze – są to m.in.:

● data wystawienia,

● numer faktury,

● oznaczenie stron umowy – imiona i nazwiska, nazwy, nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy, a także ich adresy oraz numery identyfikacji podatkowej,

● cenę jednostkową towaru lub usługi,

● podstawę opodatkowania,

● stawkę i kwotę podatku,

● kwotę należności.

Nieprawidłowo wystawiona faktura kosztowa może zostać skorygowana. W tym celu należy skontaktować się ze sprzedawcą i poprosić o wystawienie faktury korygującej – tym razem wystawionej poprawnie.