Ile czasu wstecz można wystawić fakturę?

Terminy związane z wystawianiem faktur

Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym, który służy do dokumentowania transakcji handlowych. Nie dziwi zatem, że wystawianie faktur to nieodzowny element prowadzenia działalności gospodarczej. Mając to na uwadze, warto dobrze znać zasady obowiązujące przy wystawianiu tego typu dokumentów.

Obowiązujące przepisy prawa jasno precyzują, jakie informacje są konieczne. Obowiązkowe elementy faktury ustawodawca wymienił w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług. W dokumencie tym zostały wyjaśnione również kwestie związane z terminami wystawiania faktur. Zgodnie z art. 106i: „fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę”. Wspomniany artykuł wskazuje też na istnienie wielu wyjątków od ogólnej zasady – np. w pewnych sytuacjach możliwe jest wystawianie faktury nawet do 120 dni od pierwszego wydania towaru, a nawet na długo przed jego wydaniem.

Czy można wystawić fakturę wstecz?

W niektórych sytuacjach pojawia się konieczność wystawienia faktury wstecz, czyli datowanej na okres, który już minął. Może to wynikać np. z opóźnień w dokumentowaniu transakcji, błędów w księgach czy też zwykłego ludzkiego przeoczenia. W takich sytuacjach istnieje możliwość wystawienia faktury wstecz, niezależnie od tego, ile miesięcy czy lat przedsiębiorca będzie musiał się cofnąć.

Jeżeli przedsiębiorca zorientuje się, że w ewidencji brakuje faktury, która powinna być wystawiona kilka miesięcy temu, musi jak najszybciej naprawić ten błąd. W tym celu zobowiązany jest do wystawiania zaległej faktury z datą bieżącą (data wystawiania faktury), na której znajdzie się również data sprzedaży, która powinna być zgodna ze stanem faktycznym (w tym przypadku data sprzed kilku miesięcy).

Wystawienie zaległej faktury pozwala naprawić błąd, jednak niesie ze sobą konsekwencje, których przedsiębiorca powinien być świadomy. O czym konkretnie mowa? Udokumentowanie dodatkowej sprzedaży będzie miało wpływ na przychody i tym samym wysokość zaliczki na podatek dochodowy. Konieczne będzie tym samym jej skorygowanie i uregulowanie w urzędzie skarbowym. Oczywiście nie wystarczy jedynie przekazać na konto urzędu skarbowego różnicy wysokości błędnej i ponownie obliczonej zaliczki – przedsiębiorca zobowiązany jest również do obliczenia i odprowadzenia odsetek.

Wystawienie faktury wstecz niewątpliwie prowadzi do pojawienia się bałaganu w dokumentacji firmowej i rodzi dodatkowe obowiązki dla działu księgowego. Poza ponownym obliczeniem i odprowadzeniem zaliczki na podatek dochodowy korekty wymagać będą również deklaracje ZUS DRA oraz plik JPK_V7.

Ile wstecz można wystawić fakturę?

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi faktury VAT mogą być wystawione wstecz bez jakichkolwiek ograniczeń czasowych. Oznacza to, że zaległą fakturę można wystawić nawet po kilku latach. Przedsiębiorca musi być jednak świadomy konsekwencji tak długiego zwlekania z dopełnieniem swoich obowiązków. Nawet jeśli kwota widniejąca na zaległej fakturze nie będzie przesadnie wysoka, odsetki naliczone za kilka lat zwłoki mogą być dość spore. Warto więc dbać o porządek w dokumentach księgowych i nigdy nie odkładać dokumentowania transakcji handlowych na później.