O tym pamiętaj, jeśli wystawiasz fakturę w obcej walucie

Czy można wystawiać faktury w obcej walucie?

Polskie przepisy prawa oczywiście dopuszczają możliwość wystawiania faktur w walutach obcych. Jeśli zatem współpracujesz z zagranicznymi klientami lub dostawcami, jak najbardziej możesz wystawić fakturę w dolarach, w euro lub w jakiejkolwiek innej walucie, jednak musisz pamiętać o kilku obowiązujących zasadach.

Ustawa o podatku VAT wprost określa, jakie elementy muszą się pojawić na każdej fakturze. Szczególnie istotny w kontekście faktur wystawianych w walutach obcych jest art. 106e ust. 11 ustawy, który brzmi następująco:

Kwoty podatku wykazuje się w złotych. Kwoty podatku wyrażone w walucie obcej wykazuje się w złotych przy zastosowaniu zasad przeliczania na złote przyjętych dla przeliczania kwot stosowanych do określenia podstawy opodatkowania. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki od 0,5 grosza zaokrągla się do 1 grosza.

Zgodnie z jego treścią, kwota podatku VAT, niezależnie od tego, w jakiej walucie wystawiona jest faktura, zawsze musi być przeliczona na złotówki. Podobny zapis nie pojawia się w kontekście wartości sprzedaży netto czy innych elementów faktury, co oznacza, że możesz wystawić fakturę na 1000 euro bez przeliczania jej na złotówki, jednak kwotę podatku VAT będzie już trzeba przeliczyć.

Jakie elementy zawiera faktura walutowa?

Faktura walutowa, podobnie jak tradycyjna faktura wystawiana w złotówkach, musi zawierać kilka kluczowych elementów, o których wspomina ustawa o VAT. Zaliczamy do nich m.in.:

1) Numer dokumentu – każdej fakturze musisz nadać unikalny numer identyfikacyjny.

2) Datę wystawienia – podaj datę, kiedy faktura została wystawiona.

3) Dane sprzedawcy i nabywcy – obowiązkowo umieść imię, nazwisko lub nazwę firmy, adres oraz numery NIP obu stron transakcji.

4) Opis towaru lub usługi – nie zapomnij o nazwie towaru lub usługi, jednostce miary oraz ilości.

5) Cena jednostkowa netto – ustawa wymaga podania wartość towaru lub usługi przed naliczeniem podatku.

6) Stawka VAT – wskaż właściwą stawkę podatku VAT i wylicz wartość podatku w złotówkach.

7) Wartość brutto – na końcu wykaż łączną kwotę do zapłaty, a więc wartość netto zamówienia powiększoną o kwotę podatku.

Różnica między fakturą walutową a tradycyjną fakturą w złotówkach polega głównie na tym, że wszystkie kwoty związane z towarem lub usługą podajesz w obcej walucie. Pamiętać musisz jedynie o dodatkowym przeliczeniu kwoty podatku VAT na polskie złote.

Po jakim kursie przeliczyć kwoty podatku?

Zgodnie z przepisami do przeliczenia kwot należy stosować średni kurs waluty ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru.

W przypadku wystawienia faktury po terminie stosuje się kurs z dnia poprzedzającego powstanie obowiązku podatkowego. Co się stanie, gdy popełnisz błąd?

Błędne przeliczenie kursu może prowadzić do problemów z odliczeniem VAT przez nabywcę. Dlatego zachowaj dużą uważność przy przeliczaniu i dokumentowaniu transakcji w walutach obcych.

Najczęstsze błędy przy wystawianiu faktury w walucie obcej

Umieszczenie na fakturze kwoty podatku VAT w walucie obcej to oczywisty, ale nie jedyny potencjalny błąd. Pamiętaj, by zawsze upewnić się, że zastosowałeś właściwy kurs przeliczeniowy.

Często zdarza się, że programy do wystawiania faktur nie pobierają aktualnych kursów walutowych lub podstawiają niewłaściwy.

Choć nie jest to wymóg prawny, możesz dla przejrzystości podać kurs przeliczeniowy na fakturze. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i ułatwisz sobie późniejsze rozliczenia.