Gotówka dla Twojej firmy?
Pokryj nagłe wydatki firmowe bez kredytu i stresu. Weź gotówkę na firmę. 100% online, bez formalności!
Załóż kontoKary za brak KSeF od 2027 roku – co z firmą?
Stan informacji: 20 października 2026 r.
Według przepisów sprawdzonych 20 października 2026 r. kary pieniężne za wskazane naruszenia obowiązków KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Równolegle trwają prace nad przesunięciem ich na 2028 rok. Dopóki zmiana nie stanie się obowiązującym prawem, nie warto odkładać przygotowań. Koniec przejściowego wyjątku dla najmniejszych firm to osobna sprawa niż termin kar.
Według przepisów sprawdzonych 20 października 2026 r. kary pieniężne za wskazane naruszenia obowiązków KSeF mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Równolegle trwają prace nad przesunięciem ich na 2028 rok. Dopóki zmiana nie stanie się obowiązującym prawem, nie warto odkładać przygotowań. Koniec przejściowego wyjątku dla najmniejszych firm to osobna sprawa niż termin kar.
Co zmienia się dla małych firm od stycznia 2027
Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Taka faktura ma określony format danych XML.
Zwykły PDF wysłany klientowi e-mailem nie staje się przez to fakturą ustrukturyzowaną. Podstawy wyjaśniamy w poradniku o fakturze elektronicznej.
Do końca 2026 r. działa wyjątek pozwalający wystawiać faktury poza KSeF, jeśli łączna miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi tym wyjątkiem nie przekracza 10 000 zł brutto.
Nie chodzi o cały przychód firmy. Do limitu nie wlicza się m.in. sprzedaży konsumenckiej. Po przekroczeniu limitu faktura, która go przekracza, i kolejne powinny trafić do KSeF; spadek sprzedaży w następnym miesiącu nie przywraca wyjątku.
Od 1 stycznia 2027 r . to przejściowe ułatwienie ma przestać działać. Nadal pozostają jednak ustawowe wyłączenia, np. dobrowolność wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Samo zwolnienie z VAT nie zwalnia natomiast automatycznie z KSeF.
Mała skala sprzedaży nie oznacza więc, że do końca 2026 r. możesz całkiem pomijać system. Obowiązek odbierania faktur w KSeF wszedł co do zasady już 1 lutego 2026 r. — obejmuje także krajowych podatników zwolnionych z VAT. Sposób wystawiania i odbierania dokumentów warto ustalić oddzielnie.
Kary od 2027 czy od 2028 roku
Obowiązujące przepisy przewidują stosowanie kar z art. 106ni ustawy o VAT za naruszenia od 1 stycznia 2027 r. Natomiast projekt UD477 w wykazie prac rządu zakłada odroczenie do 1 stycznia 2028 r. Zapowiedź ministerstwa lub projekt nie wystarczają do zmiany terminu — potrzebna jest uchwalona i ogłoszona ustawa oraz jej wejście w życie.
Planowane odroczenie dotyczy sankcji, a nie rezygnacji z obowiązku e-fakturowania. Projekt przewiduje też, że KAS przypominałaby podatnikom o korzystaniu z systemu, a przy braku reakcji sprawdzałaby prawidłowość rozliczeń. To opis planowanego rozwiązania, nie gwarancja, że każdą kontrolę musi poprzedzić przypomnienie.
Ile może wynieść kara za naruszenie zasad KSeF
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów dotyczącymi kar górna granica wynosi do 100% VAT wykazanego na fakturze. Jeśli faktura nie zawiera wykazanego podatku, jest to do 18,7% kwoty należności ogółem. To maksymalne wartości, a nie stała opłata za każdą pomyłkę.
Sankcje z art. 106ni dotyczą m.in. wystawienia faktury poza KSeF mimo obowiązku oraz niedosłania w terminie faktury wystawionej w odpowiednim trybie szczególnym. Samo określenie „kara za brak KSeF” jest więc skrótem — znaczenie ma konkretne naruszenie.
Przykładowo: przy fakturze z VAT wynoszącym 230 zł maksymalna kara obliczana według pierwszej zasady to 230 zł. Przy fakturze bez wykazanego VAT, na 1 000 zł należności ogółem, druga zasada daje maksymalnie 187 zł. To przykłady obliczeń, nie prognozy decyzji urzędu.
Jak przygotować firmę bez kupowania na zapas
Najpierw sprawdź, czy Twój obecny program obsługuje KSeF i co obejmuje współpraca z księgowością. Ministerstwo Finansów udostępnia także bezpłatne narzędzia. Zakup nowego programu lub komputera nie jest automatycznym warunkiem korzystania z systemu.
1. Ustal swój termin obowiązku i sprawdź, czy prawidłowo liczysz limit 10 000 zł.
2. Sprawdź logowanie, wybór właściwej firmy i uprawnienia osoby wystawiającej oraz odbierającej faktury.
3. Przećwicz wysyłkę w środowisku testowym. Nie wysyłaj fikcyjnej sprzedaży do środowiska produkcyjnego.
4. Uzgodnij z księgowością, kto sprawdza przyjęcie faktury przez KSeF i reaguje na odrzucenie dokumentu.
5. Przygotuj procedurę na brak internetu i awarię systemu. Ustal też obsługę certyfikatu typu 2 oraz kodów QR w przypadkach, które ich wymagają.
Co zrobić przy braku internetu lub awarii KSeF
W trybie offline24 fakturę wystawiasz elektronicznie w wymaganej strukturze, a do KSeF przesyłasz ją co do zasady najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu. Nie jest to dowolny PDF, który można dosłać w dogodnym momencie.
Oficjalna awaria KSeF i zaplanowana niedostępność mają odrębne zasady. Przykładowo przy ogłoszonej awarii termin dosłania wynosi do 7 dni roboczych od jej zakończenia. Przy awarii całkowitej obowiązują jeszcze inne reguły. Sprawdź tryby szczególne wystawiania faktur i komunikat MF, zamiast stosować termin offline24 do każdej sytuacji.
Jak połączyć nowe fakturowanie z planem płatności
Przyjęcie faktury przez KSeF nie oznacza, że klient od razu ją opłaci. Jeśli umówiliście się na 30 dni, nadal trzeba zaplanować pieniądze na materiały, paliwo i inne bieżące wydatki. Pomocne będzie zestawienie dat wpływów i kosztów, opisane w poradniku, jak utrzymać płynność finansową w małej firmie.
Masz prawidłowo wystawioną fakturę za sprzedaż lub usługę, a jej termin płatności jeszcze nie minął? Możesz sprawdzić zamianę faktury na gotówkę w Fakturatce. Dzięki finansowaniu otrzymujesz środki wcześniej, na warunkach przyznanych po ocenie wniosku.
Samo wystawienie faktury nie gwarantuje akceptacji.
Potrzebujesz komputera do pracy lub płatnej usługi wdrożeniowej? W Fakturatce możesz sprawdzić rozłożenie zakupów firmowych na raty, z limitem finansowania zakupów nawet 50 000 zł. Dostępna kwota zależy od oceny wniosku. Dostawca otrzymuje zapłatę, a Ty spłacasz należność według harmonogramu. Najpierw sprawdź jednak, czy obecny sprzęt i bezpłatne narzędzia nie wystarczą.
Zacznij od przetestowania programu i uporządkowania uprawnień. Jeśli czekasz na zapłatę za wystawioną fakturę z przyszłym terminem płatności, sprawdź warunki zamiany faktury na gotówkę.
Data
Co oznacza
Data
1 lutego 2026 r.
Co oznacza
Wystawianie w KSeF dla podatników ze sprzedażą powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. Co do zasady także odbieranie faktur przez krajowych podatników.
Data
1 kwietnia 2026 r.
Co oznacza
Wystawianie dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem, z wyjątkami przewidzianymi w przepisach.
Data
1 stycznia 2027 r.
Co oznacza
Koniec wyjątku do 10 000 zł brutto miesięcznie. Według obecnych przepisów także początek stosowania kar; odroczenie do 2028 r. jest przedmiotem projektu.
Najczęstsze pytania
Czy kary za KSeF są już przesunięte na 2028 rok?+
W źródłach sprawdzonych 20 października 2026 r. przesunięcie opisano jako projekt UD477. Obowiązujący termin to 1 stycznia 2027 r. Przed podjęciem decyzji sprawdź, czy nowelizacja weszła w życie.
Czy firma zwolniona z VAT musi używać KSeF?+
Zwolnienie z VAT samo w sobie nie wyłącza KSeF. Liczą się zasady dotyczące danej transakcji oraz ewentualne wyjątki, w tym przejściowy limit do końca 2026 r.
Czy PDF z e-maila zastępuje fakturę w KSeF?+
Nie zastępuje obowiązkowego wystawienia faktury ustrukturyzowanej. PDF może być wizualizacją dokumentu. Sposób udostępnienia zależy m.in. od odbiorcy i trybu wystawienia.
Czy za każdy błąd grozi maksymalna kara?+
Nie. Ustawowe wartości są górnymi granicami. Znaczenie mają rodzaj naruszenia i okoliczności sprawy.
Czy fakturę z KSeF można przekazać do finansowania?+
Tak, można zgłosić ją do oceny. Fakturatka sprawdza warunki finansowania, w tym dokument i termin płatności. Finansowanie nie zastępuje obowiązków związanych z prawidłowym wystawieniem faktury.
Artykuł pod weryfikacją merytoryczną
więcej treści od autoraPolecamy przeczytać