Gotówka dla Twojej firmy?
Pokryj nagłe wydatki firmowe bez kredytu i stresu. Weź gotówkę na firmę. 100% online, bez formalności!
Załóż kontoKary za KSeF w 2027 roku — co wiadomo?
Wystawiasz faktury poza KSeF i korzystasz jeszcze z ułatwienia dla najmniejszych firm? Od 1 stycznia 2027 r. kończy się okres przejściowy związany z limitem 10 000 zł brutto miesięcznie. Osobną kwestią jest termin stosowania kar. Sprawdź, co wynika z przepisów, a co pozostaje propozycją zmiany.
Szybka odpowiedź
Przepisy przewidują stosowanie kar pieniężnych za wskazane naruszenia KSeF od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął projekt przesunięcia tego terminu na 1 stycznia 2028 r. Sam projekt nie zmienia prawa. Informacje zweryfikowano 30 października 2026 r.; przed wdrożeniem zmian trzeba sprawdzić, czy nowelizacja została ogłoszona i od kiedy obowiązuje. Odroczenie kar nie jest odroczeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
KSeF to Krajowy System e-Faktur służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Co do zasady krajowy nabywca z NIP odbiera taką fakturę w systemie. Istnieją jednak wyjątki i szczególne tryby wystawiania oraz udostępniania dokumentów.
Do końca 2026 r. z przejściowego ułatwienia mogą korzystać podatnicy, u których wartość sprzedaży z VAT dokumentowana fakturami objętymi tym ułatwieniem nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. To nie jest limit dochodu firmy. Od 1 stycznia 2027 r. ułatwienie wygasa. Nadal obowiązują ustawowe wyłączenia, m.in. brak obowiązku wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów.
1 lutego 2026 r. – odbiór co do zasady dla krajowych podatników z NIP; wystawianie dla firm ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r.
1 kwietnia 2026 r. – wystawianie dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem, z ułatwieniami przejściowymi.
1 stycznia 2027 r. – wystawianie faktur w KSeF dla najmniejszych firm, które do tej pory korzystały z limitu 10 000 zł miesięcznie.
Uwaga na przekroczenie limitu jeszcze w tym roku. Jeśli w danym miesiącu Twoja sprzedaż z faktur przekroczy 10 000 zł, obowiązek KSeF obejmuje Cię już od faktury, która spowodowała przekroczenie.
Nie czekaj na ostateczne rozstrzygnięcie w sprawie kar. Sprawdź wcześniej, czy potrafisz wystawić i odebrać fakturę oraz kto odpowiada za obsługę systemu w Twojej firmie.
• Sprawdź, czy korzystasz z limitu 10 000 zł i od kiedy dokładnie dotyczy Cię obowiązek. Jeśli prowadzi Cię biuro rachunkowe, zapytaj, czy ma to odnotowane.
• Wybierz narzędzie do wystawiania faktur: program księgowy połączony z KSeF albo bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
• Ustal, kto w firmie wystawia faktury, i nadaj tym osobom uprawnienia w KSeF, na przykład księgowej lub pracownikowi biura.
• Przygotuj procedurę na brak internetu lub niedostępność systemu. Rozróżnij tryb offline24, zaplanowaną niedostępność i ogłoszoną awarię KSeF — mają różne terminy przesłania faktur. Sprawdź też certyfikat typu 2 potrzebny do potwierdzania tożsamości wystawcy na dokumentach udostępnianych w szczególnych trybach.
• Przećwicz wystawianie i odbiór w środowisku testowym na fikcyjnych danych. Do systemu produkcyjnego przesyłaj dokumenty dotyczące rzeczywistych transakcji; nie wystawiaj fikcyjnej faktury tylko po to, by sprawdzić program.
Kary za naruszenia związane z KSeF reguluje art. 106ni ustawy o VAT. Za wystawienie faktury poza KSeF, choć był taki obowiązek, urząd może nałożyć karę do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Przy fakturze bez VAT kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem.
Według obecnej ustawy te przepisy mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że chce przedłużyć okres bez kar do 31 grudnia 2027 r. 23 września opublikowało projekt ustawy (UD477), a 20 października 2026 r. przyjęła go Rada Ministrów. Według projektu kary mają obowiązywać od 1 stycznia 2028 r.
Do czasu wejścia w życie odpowiedniej nowelizacji nie należy traktować propozycji roku 2028 jako obowiązującego terminu. Sam komunikat ministerstwa lub decyzja rządu o przyjęciu projektu nie zastępują ogłoszonej ustawy.
Propozycja dotyczy terminu stosowania sankcji. Nie przedłuża ułatwienia dla najmniejszych firm ani nie znosi ustawowych obowiązków dotyczących fakturowania.
Pierwsze tygodnie z nowym systemem to czas, w którym łatwo o poślizg: faktura trafia do klienta później, niż planowałeś, a terminy ZUS, podatku czy płatności dla dostawców się nie przesuwają. Warto zaplanować ten okres z wyprzedzeniem.
Jeśli masz nieopłaconą fakturę za wykonaną usługę lub sprzedany towar, wystawioną innej firmie z przyszłym terminem płatności, możesz sprawdzić możliwość zamiany faktury na gotówkę. Dotyczy to także dokumentów prawidłowo wystawionych poza KSeF, gdy przepisy na to pozwalają. Finansowanie wymaga oceny firmy i faktury. Zależność między systemem a finansowaniem omawiamy w artykule „KSeF a zamiana faktury na gotówkę – co się zmienia?”.
Wdrożenie KSeF może też oznaczać zakup nowego komputera albo płatnego programu do faktur. Jeśli masz fakturę lub wycenę od sprzedawcy, możesz rozłożyć taki zakup na raty i spłacać go zgodnie z ustalonym harmonogramem. Limit finansowania zakupów wynosi nawet 50 000 zł, więc gotówka z konta zostaje na bieżące płatności.
Wniosek wypełnisz w około 10 minut, a decyzja może pojawić się nawet w kilkadziesiąt sekund. Dostępność i kwota zależą od wyniku analizy.
Zgodnie z opisem projektu brak kar w 2027 r. nie oznaczałby braku reakcji KAS. Plan zakłada przypominanie o obowiązku, a przy braku reakcji — sprawdzanie prawidłowości rozliczeń. To opis projektowanego rozwiązania, a nie gwarancja przebiegu postępowania w każdej sprawie.
Pilnuj zgodności danych na fakturze w KSeF i jej wizualizacji, np. pliku PDF. Nie wystawiaj ponownie tej samej sprzedaży tylko dlatego, że klient prosi o dokument e-mailem. Błąd w PDF nie oznacza automatycznie „pustej faktury”; skutki zależą od okoliczności. O korygowaniu dokumentów przeczytasz w poradniku „Jak poprawić błąd na fakturze? Prosty przewodnik”.
Dla ułatwienia najważniejsze informacje dotyczące kontroli, przypomnień i sankcji zebraliśmy w tabeli na końcu artykułu.
Wskazane kwoty to maksymalne wysokości kar, a nie automatyczny cennik każdego błędu. Przy ustalaniu sankcji znaczenie mają okoliczności naruszenia i przepisy dotyczące administracyjnych kar pieniężnych.
• od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także firmy z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł,
• według obecnej ustawy kary z art. 106ni mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.,
• 20 października 2026 r. rząd przyjął projekt przesuwający kary na 1 stycznia 2028 r. – do czasu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw nie jest to obowiązujące prawo,
• kara może wynieść do 100% VAT z faktury albo do 18,7% należności przy fakturze bez VAT,
• według projektu KAS miałaby przypominać o obowiązku i sprawdzać rozliczenia; to nie jest obietnica braku kontroli,
• przed końcem roku warto ustawić program, uprawnienia i certyfikat do trybu offline.
Wchodzisz do KSeF w styczniu i nie chcesz, żeby opóźniony przelew zatrzymał Ci pracę? Sprawdź limit w Fakturatka.pl i zobacz, jakie rozwiązania są dostępne dla Twojej firmy. Warunki poznasz przed decyzją.
Przepisy przewidują stosowanie kar pieniężnych za wskazane naruszenia KSeF od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął projekt przesunięcia tego terminu na 1 stycznia 2028 r. Sam projekt nie zmienia prawa. Informacje zweryfikowano 30 października 2026 r.; przed wdrożeniem zmian trzeba sprawdzić, czy nowelizacja została ogłoszona i od kiedy obowiązuje. Odroczenie kar nie jest odroczeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.? – KSeF dla najmniejszych firm
KSeF to Krajowy System e-Faktur służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Co do zasady krajowy nabywca z NIP odbiera taką fakturę w systemie. Istnieją jednak wyjątki i szczególne tryby wystawiania oraz udostępniania dokumentów.
Do końca 2026 r. z przejściowego ułatwienia mogą korzystać podatnicy, u których wartość sprzedaży z VAT dokumentowana fakturami objętymi tym ułatwieniem nie przekracza 10 000 zł miesięcznie. To nie jest limit dochodu firmy. Od 1 stycznia 2027 r. ułatwienie wygasa. Nadal obowiązują ustawowe wyłączenia, m.in. brak obowiązku wystawiania w KSeF faktur dla konsumentów.
1 lutego 2026 r. – odbiór co do zasady dla krajowych podatników z NIP; wystawianie dla firm ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł w 2024 r.
1 kwietnia 2026 r. – wystawianie dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem, z ułatwieniami przejściowymi.
1 stycznia 2027 r. – wystawianie faktur w KSeF dla najmniejszych firm, które do tej pory korzystały z limitu 10 000 zł miesięcznie.
Uwaga na przekroczenie limitu jeszcze w tym roku. Jeśli w danym miesiącu Twoja sprzedaż z faktur przekroczy 10 000 zł, obowiązek KSeF obejmuje Cię już od faktury, która spowodowała przekroczenie.
Jak przygotować firmę na KSeF? – 5 kroków przed końcem roku
Nie czekaj na ostateczne rozstrzygnięcie w sprawie kar. Sprawdź wcześniej, czy potrafisz wystawić i odebrać fakturę oraz kto odpowiada za obsługę systemu w Twojej firmie.
• Sprawdź, czy korzystasz z limitu 10 000 zł i od kiedy dokładnie dotyczy Cię obowiązek. Jeśli prowadzi Cię biuro rachunkowe, zapytaj, czy ma to odnotowane.
• Wybierz narzędzie do wystawiania faktur: program księgowy połączony z KSeF albo bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
• Ustal, kto w firmie wystawia faktury, i nadaj tym osobom uprawnienia w KSeF, na przykład księgowej lub pracownikowi biura.
• Przygotuj procedurę na brak internetu lub niedostępność systemu. Rozróżnij tryb offline24, zaplanowaną niedostępność i ogłoszoną awarię KSeF — mają różne terminy przesłania faktur. Sprawdź też certyfikat typu 2 potrzebny do potwierdzania tożsamości wystawcy na dokumentach udostępnianych w szczególnych trybach.
• Przećwicz wystawianie i odbiór w środowisku testowym na fikcyjnych danych. Do systemu produkcyjnego przesyłaj dokumenty dotyczące rzeczywistych transakcji; nie wystawiaj fikcyjnej faktury tylko po to, by sprawdzić program.
Czy od stycznia grożą kary za brak KSeF? – przepisy i projekt zmian
Kary za naruszenia związane z KSeF reguluje art. 106ni ustawy o VAT. Za wystawienie faktury poza KSeF, choć był taki obowiązek, urząd może nałożyć karę do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Przy fakturze bez VAT kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem.
Według obecnej ustawy te przepisy mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. 16 września 2026 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że chce przedłużyć okres bez kar do 31 grudnia 2027 r. 23 września opublikowało projekt ustawy (UD477), a 20 października 2026 r. przyjęła go Rada Ministrów. Według projektu kary mają obowiązywać od 1 stycznia 2028 r.
Do czasu wejścia w życie odpowiedniej nowelizacji nie należy traktować propozycji roku 2028 jako obowiązującego terminu. Sam komunikat ministerstwa lub decyzja rządu o przyjęciu projektu nie zastępują ogłoszonej ustawy.
Propozycja dotyczy terminu stosowania sankcji. Nie przedłuża ułatwienia dla najmniejszych firm ani nie znosi ustawowych obowiązków dotyczących fakturowania.
Pierwsze tygodnie z KSeF – jak zadbać o płynność firmy?
Pierwsze tygodnie z nowym systemem to czas, w którym łatwo o poślizg: faktura trafia do klienta później, niż planowałeś, a terminy ZUS, podatku czy płatności dla dostawców się nie przesuwają. Warto zaplanować ten okres z wyprzedzeniem.
Jeśli masz nieopłaconą fakturę za wykonaną usługę lub sprzedany towar, wystawioną innej firmie z przyszłym terminem płatności, możesz sprawdzić możliwość zamiany faktury na gotówkę. Dotyczy to także dokumentów prawidłowo wystawionych poza KSeF, gdy przepisy na to pozwalają. Finansowanie wymaga oceny firmy i faktury. Zależność między systemem a finansowaniem omawiamy w artykule „KSeF a zamiana faktury na gotówkę – co się zmienia?”.
Wdrożenie KSeF może też oznaczać zakup nowego komputera albo płatnego programu do faktur. Jeśli masz fakturę lub wycenę od sprzedawcy, możesz rozłożyć taki zakup na raty i spłacać go zgodnie z ustalonym harmonogramem. Limit finansowania zakupów wynosi nawet 50 000 zł, więc gotówka z konta zostaje na bieżące płatności.
Wniosek wypełnisz w około 10 minut, a decyzja może pojawić się nawet w kilkadziesiąt sekund. Dostępność i kwota zależą od wyniku analizy.
Co zrobi urząd skarbowy w 2027 r.? – przypomnienia, kontrole i ulgi
Zgodnie z opisem projektu brak kar w 2027 r. nie oznaczałby braku reakcji KAS. Plan zakłada przypominanie o obowiązku, a przy braku reakcji — sprawdzanie prawidłowości rozliczeń. To opis projektowanego rozwiązania, a nie gwarancja przebiegu postępowania w każdej sprawie.
Pilnuj zgodności danych na fakturze w KSeF i jej wizualizacji, np. pliku PDF. Nie wystawiaj ponownie tej samej sprzedaży tylko dlatego, że klient prosi o dokument e-mailem. Błąd w PDF nie oznacza automatycznie „pustej faktury”; skutki zależą od okoliczności. O korygowaniu dokumentów przeczytasz w poradniku „Jak poprawić błąd na fakturze? Prosty przewodnik”.
Dla ułatwienia najważniejsze informacje dotyczące kontroli, przypomnień i sankcji zebraliśmy w tabeli na końcu artykułu.
Wskazane kwoty to maksymalne wysokości kar, a nie automatyczny cennik każdego błędu. Przy ustalaniu sankcji znaczenie mają okoliczności naruszenia i przepisy dotyczące administracyjnych kar pieniężnych.
Najważniejsze informacje
• od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także firmy z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł,
• według obecnej ustawy kary z art. 106ni mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.,
• 20 października 2026 r. rząd przyjął projekt przesuwający kary na 1 stycznia 2028 r. – do czasu ogłoszenia w Dzienniku Ustaw nie jest to obowiązujące prawo,
• kara może wynieść do 100% VAT z faktury albo do 18,7% należności przy fakturze bez VAT,
• według projektu KAS miałaby przypominać o obowiązku i sprawdzać rozliczenia; to nie jest obietnica braku kontroli,
• przed końcem roku warto ustawić program, uprawnienia i certyfikat do trybu offline.
Wchodzisz do KSeF w styczniu i nie chcesz, żeby opóźniony przelew zatrzymał Ci pracę? Sprawdź limit w Fakturatka.pl i zobacz, jakie rozwiązania są dostępne dla Twojej firmy. Warunki poznasz przed decyzją.
Sytuacja
Co grozi w 2027 r. według projektu
Co grozi po wejściu kar w życie
Sytuacja
Faktura wystawiona poza KSeF mimo obowiązku
Co grozi w 2027 r. według projektu
przypomnienie z KAS, potem sprawdzenie rozliczeń VAT
Co grozi po wejściu kar w życie
kara do 100% VAT z faktury albo do 18,7% należności przy fakturze bez VAT
Sytuacja
Faktura z trybu offline przesłana po terminie
Co grozi w 2027 r. według projektu
przypomnienie z KAS
Co grozi po wejściu kar w życie
kara pieniężna z art. 106ni
Sytuacja
PDF niezgodny z fakturą w KSeF lub podwójna faktura
Co grozi w 2027 r. według projektu
skutki zależą od rodzaju błędu i okoliczności; nie każdy PDF jest odrębną fakturą
Co grozi po wejściu kar w życie
skutki zależą od rodzaju błędu i okoliczności; nie każdy PDF jest odrębną fakturą
Najczęściej zadawane pytania o kary za brak KSeF
Czy od 1 stycznia 2027 r. grożą kary za brak KSeF?+
Według obecnych przepisów tak, bo kary z art. 106ni ustawy o VAT mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r. Rząd przyjął 20 października 2026 r. projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028 r., ale do czasu uchwalenia i ogłoszenia w Dzienniku Ustaw nie jest on obowiązującym prawem.
Czy przesunięcie kar oznacza, że mogę dalej wystawiać faktury poza KSeF?+
Nie. Projekt przesuwa wyłącznie kary. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 stycznia 2027 r. obejmuje także najmniejsze firmy.
Ile wynosi kara za fakturę wystawioną poza KSeF?+
Do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze. Przy fakturze bez VAT kara wynosi do 18,7% kwoty należności ogółem.
Co, jeśli KSeF nie działa i nie mogę wystawić faktury?+
To zależy od przyczyny. W trybie offline24 fakturę przesyła się co do zasady najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu, a przy ogłoszonej awarii KSeF — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia. Awaria całkowita ma odrębne zasady. Sprawdź oficjalny komunikat i wybierz właściwy tryb w programie.
Czy urząd może złagodzić karę?+
Przepisy przewidują uwzględnianie okoliczności naruszenia. Nie należy zakładać, że kara zawsze wyniesie maksimum ani że urząd w każdej sytuacji od niej odstąpi.
Czy fakturę spoza KSeF mogę zamienić na gotówkę w Fakturatka.pl?+
Możesz przedstawić do oceny fakturę prawidłowo wystawioną poza KSeF. Musi spełniać warunki finansowania, w tym mieć przyszły termin płatności. Wystawienie dokumentu poza systemem nie może służyć obchodzeniu obowiązku KSeF.
Artykuł pod weryfikacją merytoryczną
więcej treści od autoraPolecamy przeczytać