Jaki program do fakturowania będzie najlepszy dla Twojej firmy?

Czy program do fakturowania jest niezbędny?

Czasy papierowych faktur powoli odchodzą w zapomnienie, a ich miejsce zajmują faktury elektroniczne. Są one niejako odpowiedzią na zmieniające się realia i coraz częstsze wychodzenie przedsiębiorców ze swoją ofertą poza miejsce prowadzenia biznesu, a nawet granice kraju (wysyłka papierowych dokumentów drogą pocztową jest bardzo uciążliwa i kosztowna).

Przepisy prawa dopuszczają obecnie wystawianie zarówno faktur papierowych, jak i elektronicznych, jednak już w 2024 roku w życie wchodzi obowiązek stosowania e-faktur. Nie da się jednak ukryć, że elektroniczna dokumentacja jest znacznie wygodniejsza dla obu stron kontraktu. Nie bez znaczenia jest również to, że elektroniczne dokumenty znacznie łatwiej archiwizować, katalogować i wracać od nich w momencie, gdy zaistnieje taka potrzeba – w tym również zdalnie za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

Pisząc o wygodzie, wspomnieć należy również o zdecydowanie krótszym czasie wystawiania faktur. Każdy przedsiębiorca współpracuje z gronem stałych kontrahentów, którym regularnie wystawia faktury. Program do faktur pamięta dane kontrahentów i automatyczne je uzupełnia. O ile dane kontrahenta nie ulegną zmianie, nie ma ryzyka, że na fakturze pojawi się błąd. Programy pozwalają również wykluczyć błędy związane z nieprawidłowymi kalkulacjami – użytkownik wskazuje jedynie na właściwe wartości poszczególnych pozycji i stawki podatku, a resztę działań wykonuje program.

Reasumując, program do wystawiania faktur nie jest jeszcze niezbędnym elementem wyposażenia biura, jednak niewątpliwie pozwala skutecznie automatyzować proces fakturowania, minimalizuje ryzyko wystąpienia ludzkich błędów, a dodatkowo pozwala sprawniej archiwizować wystawiane kontrahentom dokumenty.

Na co zwrócić uwagę, wybierając program do fakturowania?

Na rynku dostępnych jest dziś wiele mniej lub bardziej profesjonalnych programów do wystawiania faktur. Przed dokonaniem wyboru jednego z nich warto w pierwszej kolejności zidentyfikować potrzeby swojego biznesu. Inny bowiem program sprawdzi się w przypadku informatyka prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą, a inny dla dużego przedsiębiorstwa handlowego, które każdego dnia wystawia kilkadziesiąt faktur.

Wiedząc, z jakimi problemami obecnie zmaga się firma, jak wiele wystawia faktur, jak dużą ma bazę kontrahentów, jak aktualnie archiwizuje dokumenty, będzie o wiele łatwiej wybrać rozwiązanie, które pozwoli skutecznie zaadresować istniejące potrzeby. Na co zwrócić uwagę, wybierając program do fakturowania? Przede wszystkim na:

● dopasowanie do potrzeb biznesu (wyłącznie fakturowanie czy również archiwizowanie i prowadzenie księgowości podmiotu);

● zakres obsługiwanych dokumentów (wyłącznie podstawowe faktury czy również dokumenty sprzedażowe, magazynowe itd.);

● intuicyjność obsługi;

● szybkość i niezawodność działania;

● bezpieczeństwo danych;

● renoma i wsparcie dostawcy;

● zgodność z KSeF (Krajowy System eFaktur);

● dostępność aplikacji mobilnej.

Ile kosztuje program do wystawiania faktur?

Najprostsze programy do wystawiania faktur, z pewnymi limitami co do liczby wystawianych w miesiącu dokumentów, dostępne są całkowicie bezpłatnie. Po przekroczeniu ustalonego limitu przedsiębiorca musi się liczyć z koniecznością poniesienia kosztów w wysokości od kilku do kilkudziesięciu złotych miesięcznie. Nieco droższy może być abonament za rozbudowane rozwiązania umożliwiające nie tylko fakturowanie, ale również prowadzenie rachunkowości podmiotu i automatyzację wielu powtarzalnych procesów biurowych.

Czy warto oszczędzać i sugerować się przy wyborze ceną rozwiązania? Zdecydowanie nie. Odpowiednio dobrane programowanie może generować dla firmy korzyści przewyższające wielokrotnie koszt miesięcznego abonamentu programu.