Czym jest faktura zakupu – najważniejsze informacje

Faktura zakupu – czym jest?

Faktura to papierowy lub elektroniczny dokument, który stanowi potwierdzenie dokonania transakcji – sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Istnieje wiele rodzajów faktur i wiele ich klasyfikacji, jednak najczęściej stosowane są faktury z jednej z trzech grup. Są to:
● faktura sprzedaży / faktura zakupu,
● faktura korygująca,
● faktura zaliczkowa.

Faktura zakupu wpływa na wysokość kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwo, zaś faktura sprzedaży na stronę przychodową. Pisząc prościej – faktura zakupowa to faktura, jaką firma otrzymuje od swojego kontrahenta za dostarczone towary lub wykonane usługi i którą zobowiązana jest opłacić w wyznaczonym terminie. Faktura sprzedaży to z kolei faktura, którą firma wystawia swoim kontrahentom w momencie sprzedaży swoich usług lub towarów.

Nierzadko zdarza się, że na fakturze pojawiają się błędy. Mowa nie tylko o uwzględnieniu na fakturze niewłaściwych pozycji, ale też błędnie przeliczonych wartościach. Każdy taki błąd powinien zostać skorygowany. Jak poprawia się błędy na fakturach? Błąd na fakturze poprawić można poprzez wystawienie nowego dokumentu, tym razem pozbawionego błędu, ale właściwie zatytułowanego – tj. „faktura korygująca” lub „korekta”.

Jeżeli rozliczenie z kontrahentem przewiduje zaliczkę, powinna być ona właściwie udokumentowana i ujęta w księgach rachunkowych. I właśnie w takich sytuacjach wystawia się faktury zaliczkowe. Jeśli zaliczki nie pokrywają całości zapłaty za dostarczone towary czy zrealizowane usługi, przedsiębiorca wystawia kontrahentami tzw. fakturę końcową, która pozwala finalnie rozliczyć transakcję. Faktura taka powinna opiewać tylko na brakującą część należnej kwoty, ale jednocześnie wskazywać na numery faktur zaliczkowych, które wystawiono przed dostawą towaru czy wykonaniem usługi.

Jakie informacje zawiera faktura zakupu?

By faktura mogła zostać ujęta w księgach rachunkowych, musi ona zawierać wszystkie przewidziane przepisami prawa elementy. Są to:
● kolejny numer faktury,
● datę wystawienia faktury,
● imiona i nazwiska / nazwy stron transakcji,
● numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
● nazwę / rodzaj towaru lub usługi,
● miarę / ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
● sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na poszczególne stawki podatku,
● cenę jednostkową netto,
● wartość sprzedaży netto,
● kwotę podatku,
● stawki podatku,
● kwotę należności ogółem.

Fakturę co do zasady wystawia się w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron transakcji. Wyjątek od reguły stanowią organy egzekucyjne, które zobowiązane są do wystawiania faktur w trzech egzemplarzach – po jednym dla wystawcy, nabywcy i dłużnika.

Przedsiębiorca zobowiązany jest wystawić kontrahentowi fakturę do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Jest to również ogólna zasada, od której obowiązują pewne wyjątki – w szczególnych przypadkach faktura może zostać wystawiona 30, 60 lub nawet 90 dni po dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi.

Jak zaksięgować fakturę zakupu?

Jeśli chodzi o księgowanie faktury zakupu, najpierw należy dokładnie sprawdzić, czy została ona poprawnie wystawiona – tj. czy obejmuje wszystkie towary i usługi, które zostały wykonane lub dostarczone, i czy nie zawiera żadnych błędów. W przypadku ich wystąpienia należy się skontaktować ze sprzedawcą i poprosić o wystawienie faktury korygującej.

Jeśli faktura nie budzi najmniejszych wątpliwości, można ująć ją w księgach rachunkowych – zaksięgować w koszty podatkowe i ująć w rejestrze VAT. Jeżeli VAT nie podlega odliczeniu (np. usługi hotelowe), w KPiR ujęta powinna zostać kwota brutto.

Faktura zakupu na raty

Wielu przedsiębiorców poszukuje możliwości rozłożenia na raty faktur zakupowych. Taką usługą jest Fakturatka NFG, która umożliwia szybkie rozłożenie na raty faktur z przyszłym terminem płatności. Proces jest bardzo prosty! Wystarczy na  kalkulatorze wskazać kwotę faktury, liczbę rat i wysokość opłaty wstępnej. Po szybkiej kalkulacji kosztów wystarczy złożyć wniosek o finansowanie faktury i zatwierdzić warunki SMSem. NFG w dniu płatności faktury przelewa środki na konto dostawcy wskazane na fakturze, a przedsiębiorca spłaca należność w ratach na konto NFG. Co ważne, na raty można rozłożyć zarówno towary, sprzęt jak i usługi!

Wypróbuj Fakturatkę