Faktura uproszczona. Co to takiego i jak skorzystać z tej opcji?

Co to jest faktura uproszczona?

Zastanawiasz się czym jest faktura uproszczona? To taki paragon z NIP-em, który może zastąpić zwykłą fakturę.

Przykład?

Kupujesz w sklepie materiały biurowe za 200 zł. Normalnie dostajesz zwykły paragon, ale jeśli chcesz wrzucić ten wydatek w koszty firmy, poproś o wpisanie numeru NIP. I gotowe – masz fakturę uproszczoną! Możesz też wystawiać takie faktury swoim klientom, jeśli chcą wrzucić w swoje koszty wydatki na Twoje usługi.

Nie musisz podawać pełnych danych firmy, nie trzeba też rozpisywać każdej pozycji – proces jest prosty i szybki. Ale uwaga – nie zawsze można użyć faktury uproszczonej.

Kiedy można wystawić fakturę uproszczoną? 

Przepisy mówią jasno: faktura uproszczona wchodzi w grę tylko w konkretnych sytuacjach.

👉 Kwota zakupu nie może przekroczyć 450 zł brutto (lub 100 euro). Kupujesz za większą kwotę? Wtedy poproś o zwykłą fakturę.

👉 Przy zakupach poproś o dokument z NIP-em, żeby dostać fakturę uproszczoną. Jeśli nie podasz NIP-u, dostaniesz zwykły paragon.

👉 Kiedy transakcja podlega VAT w Polsce – faktura uproszczona nie może być stosowana w przypadku eksportu towarów i usług poza UE.

Kiedy nie można wystawić faktury uproszczonej?

Faktura uproszczona to świetna opcja, ale nie zawsze można z niej skorzystać. Przepisy jasno określają, kiedy musi być pełna faktura VAT.

🚫 Sprzedaż zagraniczna – jeśli sprzedajesz towar lub usługę za granicę, faktura uproszczona odpada. Musi być zwykła faktura VAT, bo wymaga tego prawo.

🚫 Sprzedaż paliwa – kupujesz na stacji benzynowej? Nawet jeśli to drobny zakup, musisz dostać pełną fakturę.

🚫 Bilety na pociąg, autobus czy taksówkę – przewoźnicy nie mogą wystawiać faktur uproszczonych.

🚫 Rachunki za prąd, gaz, wodę, internet – dostawcy tych usług zawsze wystawiają pełne faktury VAT.

🚫 Kwota powyżej 450 zł (lub 100 euro) – jeśli wartość transakcji jest wyższa, trzeba wystawić normalną fakturę.

Kiedy faktura uproszczona to dobry wybór? 

Możesz wystawić fakturę uproszczoną, jeśli prowadzisz sklep, punkt usługowy czy działalność, gdzie klienci często robią mniejsze zakupy na firmę.

Sprawdzi się np. w:

● sklepach z elektroniką i akcesoriami biurowymi,

● gastronomii (np. restauracje, catering),

● punktach usługowych (np. naprawa sprzętu, usługi kosmetyczne),

● małych transakcjach w handlu detalicznym.

Co musi zawierać faktura uproszczona?

Żeby dokument był ważny, musi mieć kilka podstawowych danych:

✅ Data sprzedaży – kiedy nastąpiła transakcja.

✅ Numer faktury – każdy dokument musi mieć swój unikalny numer.

✅ NIP kupującego – bez tego nie będzie faktury uproszczonej!

✅ Nazwa usługi lub towaru – np. „artykuły biurowe” lub „usługa fryzjerska”.

✅ Kwota do zapłaty – czyli pełna cena, jaką zapłacił klient.