Dekretowanie faktur. Co to znaczy i jak to zrobić?

Co to znaczy „zadekretować fakturę”?

Dekretacja faktury to przypisanie jej do odpowiednich kont księgowych – czyli takich „szufladek” w firmowej księgowości. Musisz wiedzieć, czy to wydatek na paliwo, reklamę, czy może zakup komputera. A jeśli sprzedajesz – musisz pokazać, że to był przychód. Bez tego nie da się prowadzić ksiąg rachunkowych zgodnie z prawem.

Dekretacja to nie jedno kliknięcie. Zawiera kilka ważnych kroków:

● Sprawdzenie, czy faktura jest poprawna – czy są dane firm, daty, kwoty.
● Sprawdzenie, czy transakcja faktycznie miała miejsce – to tzw. weryfikacja merytoryczna.
● Sprawdzenie obliczeń – kwoty netto, VAT, brutto muszą się zgadzać.
● Przypisanie do kont księgowych – czyli np. „materiały biurowe”, „usługi zewnętrzne”, „sprzedaż usług”.

Dawniej robiło się to ręcznie, czasem nawet pieczątkami. Dziś najczęściej robi to za Ciebie program księgowy.

Kiedy trzeba dekretować faktury?

Jeśli prowadzisz pełną księgowość – musisz to robić. Tak mówi ustawa o rachunkowości.

Dotyczy to np. spółek z o.o., akcyjnych czy firm, które mają większe przychody i przez to muszą prowadzić księgi rachunkowe.

Jeśli masz KPiR (czyli prostszą księgowość), nie musisz tego robić formalnie. Ale wiele osób i tak przypisuje faktury do odpowiednich kategorii, bo to ułatwia rozliczenia z urzędem skarbowym.

Jak zadekretować fakturę? Krok po kroku

1. Sprawdź, z jaką fakturą masz do czynienia

Faktura może być:

● kosztowa (zakupowa) – kupiłeś coś do firmy,

● przychodowa (sprzedażowa) – sprzedałeś produkt lub usługę.

Przeczytaj: Faktura sprzedaży a faktura zakupu – podstawowe różnice.

2. Zrób przegląd faktury

Czy jest data, numer, dane nabywcy i sprzedawcy, opis, kwoty netto, VAT i brutto? Jeśli coś się nie zgadza – najpierw popraw.

3. Przypisz kategorię

Przypisywanie kont księgowych to nic innego jak „wskazanie”, gdzie w firmowej księgowości ma trafić dana kwota z faktury. Trochę jak odkładanie pieniędzy do odpowiednich przegródek w portfelu. Robisz to po to, żeby na koniec miesiąca czy roku wszystko się zgadzało i żebyś mógł łatwo sprawdzić, ile wydałeś np. na paliwo, a ile na marketing.

Co to w ogóle są te konta?

Każda firma, która prowadzi pełną księgowość, ma tzw. plan kont – to taki spis wszystkich „szufladek”, do których trafiają wydatki i przychody. Każda szufladka ma swój numer i nazwę, np.:

● 401 – zużycie materiałów,
● 402 – materiały biurowe,
● 730 – przychody ze sprzedaży usług,
● 223 – VAT naliczony do odliczenia,
● 202 – rozrachunki z dostawcami.

Dzięki temu, że faktura trafia do konkretnego konta, program księgowy wie, jak ją zaksięgować, a Ty wiesz, co się dzieje w Twojej firmie.




Jak dobrać właściwe konto?

Tu najważniejsze jest zrozumienie, czego dotyczy wydatek lub przychód, np.:

● jeśli kupiłeś papier do drukarki – to koszt materiałów biurowych (konto 402),

● jeśli zapłaciłeś za reklamę w internecie – to koszty reklamy lub usług obcych (np. konto 403),

● jeśli sprzedałeś usługę klientowi – to przychody ze sprzedaży usług (konto 730).

Ważne: jeśli nie masz pewności, zawsze możesz zapytać księgową albo sprawdzić instrukcję do planu kont swojej firmy. Dużo programów księgowych podpowiada też konta automatycznie.

4. Rozbij kwoty na pozycje księgowe

● Netto idzie na konto kosztów lub przychodów.

● VAT – na konto VAT do odliczenia (gdy kupujesz) albo VAT należny (gdy sprzedajesz).

● Brutto – na konto zobowiązań lub należności (czyli komu i ile trzeba zapłacić albo kto zapłaci Tobie).

Przykład: Faktura na 100 zł netto + 23 zł VAT = 123 zł brutto

● Wn 402 „Materiały biurowe” – 100 zł

● Wn 223 „VAT naliczony” – 23 zł

● Ma 202 „Rozrachunki z dostawcami” – 123 zł

5. Zapisz dekret (opisz fakturę)

Wpisz to wszystko w system księgowy albo na fakturze:

● datę dekretacji,
● numery kont księgowych,
● kwoty przypisane do poszczególnych kont,
● opis operacji,
● swój podpis, jeśli to Ty dokonujesz dekretacji.

6. Sprawdź, czy wszystko się zgadza

Kwoty po stronie „Winien” (Wn) muszą się równać kwotom po stronie „Ma”. Zawsze.

Przeczytaj też: Faktura uproszczona. Co to takiego i jak skorzystać z tej opcji?