Faktura zaliczkowa. Co to jest i kiedy trzeba ją wystawić?

Co to jest faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa to dokument, który wystawiasz, gdy dostajesz część lub całość zapłaty przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru. Musisz ją wystawić do 15. dnia kolejnego miesiąca po otrzymaniu pieniędzy. Możesz też zrobić to wcześniej, ale nie wcześniej niż 60 dni przed wpłatą.

📢 Od września 2023 roku jeśli otrzymasz zaliczkę i dostarczysz towar lub wykonasz usługę w tym samym miesiącu, możesz nie wystawiać faktury zaliczkowej. Wystarczy jedna faktura końcowa, która powinna zawierać datę otrzymania zaliczki. To uproszczenie pozwala uniknąć zbędnej papierologii.

Co musi zawierać faktura zaliczkowa?

✅ Datę i numer faktury,
✅ Dane sprzedawcy i kupującego (nazwa, adres, NIP),
✅ Kwotę zaliczki i jej wartość netto/brutto,
✅ Opis towaru/usługi,
✅ Stawkę VAT.

Faktura zaliczkowa a końcowa – różnice

Jeśli zaliczka pokrywa całość płatności, nie musisz wystawiać faktury końcowej. A jeśli zaliczka to tylko część kwoty, po dostawie wystawiasz fakturę końcową, odejmując zaliczki.

Przykład: Dostałeś zlecenie na remont biura za 20 000 zł. Klient wpłacił 5 000 zł zaliczki. Wystawiasz fakturę zaliczkową na 5 000 zł. Po zakończeniu remontu wystawiasz fakturę końcową na 15 000 zł.

Na co uważać przy wystawianiu faktury zaliczkowej?

Pamiętaj o tych rzeczach, jeśli wystawiasz faktury zaliczkowe:

❌ Terminy – faktura musi być wystawiona na czas.
❌ Księgowanie – nie stanowi przychodu w PIT, ale wpływa na VAT.
❌ Błędy w danych – sprawdzaj poprawność informacji.

💡 Dobrze wystawiona faktura zaliczkowa pomaga utrzymać płynność finansową i uniknąć problemów z urzędem skarbowym!

Zaliczka a zadatek – nie myl tych pojęć!

Podpisujesz umowę na wykonania usługi?
Zadbaj o swoje interesy! Pamiętaj, czym różnią się zaliczka i zadatek.

● Zaliczka – jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, zwracasz ją klientowi (niezależnie od tego, która strona się rozmyśli).

● Zadatek – jeśli klient rezygnuje, nie musisz oddawać pieniędzy (chyba że w umowie jest inaczej). Ale uwaga, jeśli to Ty zrezygnujesz, zapłacisz klientowi dwa razy tyle, co wynosił zadatek.

Przykład: Masz firmę cateringową i klient wpłaca Ci 1000 zł na rezerwację terminu. Jeśli to zaliczka, zwracasz ją, gdy klient anuluje zamówienie. Jeśli to zadatek – możesz go w takiej sytuacji zatrzymać.

Co jeśli klient nie zapłaci całej kwoty po zaliczce?

Jeśli wystawiłeś fakturę zaliczkową, a klient potem nie zapłaci reszty:

✅ Możesz dochodzić należności na podstawie faktury zaliczkowej.
✅ Możesz skorygować VAT, ale tylko jeśli zwrócisz zaliczkę klientowi.

Czy można uniknąć faktury zaliczkowej?

Tak! Nie musisz wystawiać faktury zaliczkowej, jeśli:

❌ cała płatność i dostawa towaru/usługi są w tym samym miesiącu,
❌ klient to osoba prywatna – wtedy wystawiasz zwykły paragon.

Zaliczka a podatek dochodowy – ważna pułapka!

💰 Zaliczka NIE jest przychodem w PIT/CIT, ale jest w VAT.

📌 Jeśli klient wpłacił 10 000 zł zaliczki, VAT musisz rozliczyć od tej kwoty, ale w PIT/CIT uwzględniasz przychód dopiero po dostawie/usłudze.