Faktura proforma. Czym jest i czy trzeba ją zapłacić?

Co to jest faktura proforma?

Faktura proforma to nie faktura VAT! To tylko informacja o tym, ile i za co masz zapłacić. Nie jest dokumentem księgowym i nie zobowiązuje do płatności.

Przykład
Jesteś fryzjerem i zamawiasz nowe nożyczki i zestaw szczotek. Dostawca wysyła Ci fakturę proforma – widzisz na niej cenę, ale nie musisz jeszcze płacić. Dopiero gdy zdecydujesz się kupić wybrane produkty, dostaniesz prawdziwą fakturę VAT.

WAŻNE: Faktura proforma nie daje prawa do odliczenia VAT i nie trzeba jej księgować.

Kiedy dostaniesz fakturę proforma?

Najczęściej wtedy, gdy:

✅ Kupujesz coś od firmy i sprzedawca chce, żebyś zapłacił z góry.
✅ Zamawiasz usługę i dostajesz wycenę w formie proformy.
✅ Potrzebujesz dokumentu do potwierdzenia przyszłej płatności.

Dla kogo to przydatne?

Dla małych firm i jednoosobowych działalności, które muszą zainwestować w sprzęt, kosmetyki czy materiały przed wykonaniem usługi.

Czy musisz zapłacić fakturę proforma?


Nie! Faktura proforma to tylko propozycja. Nie musisz jej płacić, jeśli nie chcesz kupować towaru lub usługi.

Ale uwaga!
Jeśli już zapłacisz, sprzedawca powinien wystawić fakturę VAT.

Przeczytaj też: Czym jest faktura zakupu – najważniejsze informacje

Czy faktura proforma jest dowodem zakupu?

Nie, bo nie potwierdza transakcji. Jest tylko informacją o cenie i warunkach.

Faktura proforma a faktura VAT – różnice

Faktura proforma Faktura VAT                                     Nie trzeba jej płacić Trzeba zapłacić Nie jest dokumentem księgowym Jest dokumentem księgowym Nie trzeba jej księgować Trzeba ją zaksięgować Nie daje prawa do odliczenia VAT Można odliczyć VAT

Faktura VAT Trzeba zapłacić Jest dokumentem księgowym Trzeba ją zaksięgować Można odliczyć VAT

Faktura proforma a prawo podatkowe

1. Nie trzeba jej zgłaszać do urzędu skarbowego.
2. Nie ma wpływu na VAT, PIT ani CIT.
3. Nie trafia do księgowości – nie rodzi obowiązków podatkowych.

Czy urząd skarbowy może uznać proformę za sprzedaż?

Nie, bo to tylko oferta, a nie dokument księgowy.

Dlaczego warto korzystać z faktury proforma?

✅ Możesz zobaczyć cenę i warunki przed zakupem.
✅ Nie musisz jej księgować.
✅ Pomaga kontrolować wydatki i planować inwestycje.
✅ Jest dobrą podstawą do negocjacji z klientem.

Faktura proforma to wygodne narzędzie dla firm, ale nie jest wiążąca.

Jeśli dostaniesz taką fakturę, nie musisz jej płacić, dopóki nie zdecydujesz się na zakup.


Przeczytaj też: Co to jest faktura kosztowa?

Jak wystawić fakturę proforma?

Nie ma sztywnych reguł, ale warto, by zawierała:

● nagłówek – „Faktura proforma” (żeby nie pomylić z VAT),
● dane sprzedawcy i nabywcy – nazwa firmy, NIP, adres,
● opis towaru lub usługi – co i ile kosztuje,
● termin ważności – np. „oferta ważna 7 dni”,
● numer – nie musi być w kolejności jak faktury VAT.

Czy można ją edytować? Tak, możesz zmieniać dane do momentu wystawienia faktury VAT.

Czy trzeba ją anulować? Nie, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku, po prostu jej nie używasz.

Czy faktura proforma jest stosowana w sprzedaży online?

Tak, ale zależy od sklepu. Może być używana, jeśli:

● Kupujący chce potwierdzenia ceny przed zapłatą.
● Sprzedawca chce otrzymać przedpłatę przed wysyłką.
● Klient chce zamówić towar, ale jeszcze nie zapłacić.


Ważne: W większości e-sklepów płaci się od razu, więc faktura proforma nie jest potrzebna.

Przeczytaj też: Faktura elektroniczna (e-faktura) – najważniejsze zalety

W jakich branżach faktura proforma jest popularna?

Najczęściej używana tam, gdzie płaci się przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru.

● Fryzjerstwo i kosmetyka – zakup sprzętu i kosmetyków.
● Usługi budowlane – wycena materiałów.
● Branża IT – zamówienia na sprzęt, licencje.
● Import i eksport – zabezpieczenie płatności przed wysyłką.
● Hurtownie – duże zamówienia, które wymagają przedpłaty.

Działasz w jednej z tych branż i planujesz zakupy?

Możemy pomóc ci za nie zapłacić! Sprawdź, jak działa Fakturatka.pl!