Jak poprawić błąd na fakturze? Prosty przewodnik

Kiedy musisz poprawić fakturę?

Jeśli na fakturze pojawi się:

✅ błąd w nazwie firmy lub adresie klienta,
✅ zła stawka VAT,
✅ nieprawidłowa cena lub ilość towaru,
✅ rabat lub zwrot towaru po wystawieniu faktury,

to znak, że trzeba ją skorygować!

Przykład: Anna prowadzi kwiaciarnię. Wystawiła fakturę za dekorację sali, ale przez pomyłkę wpisała VAT 8% zamiast 23%. Powinna wystawić fakturę korygującą i poprawić stawkę VAT.

Przeczytaj też: O tym pamiętaj, jeśli wystawiasz fakturę w obcej walucie

Jak poprawić fakturę?

1. Faktura korygująca

Jeśli pomyłka dotyczy kwot, VAT-u albo ilości towaru, wystaw fakturę korygującą. Powinna ona zawierać:

✔️ oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”,
✔️ numer i datę faktury korygującej,
✔️ dane sprzedawcy i kupującego (nazwy, adresy, NIP),
✔️ numer i datę faktury, którą poprawiasz,
✔️ opis błędu i jego korektę,
✔️ wartość przed i po korekcie.

2. Nota korygująca

Jeśli błąd dotyczy tylko literówki w nazwie firmy, adresie lub NIP-ie, można wystawić notę korygującą. Wystawia ją kupujący, a sprzedawca musi ją zaakceptować.

Przykład: Jan prowadzi warsztat samochodowy. Wystawił fakturę, ale klient zauważył, że jego firma ma źle wpisany adres. Klient może wystawić notę korygującą, a Jan powinien ją zatwierdzić.

Ważne zasady korekty faktur

Nie czekaj! Popraw błąd jak najszybciej.

● Poinformuj klienta! Faktura korygująca musi do niego dotrzeć.
● Przechowuj dokumenty! Urząd skarbowy może ich zażądać.
● Jeśli korekta obniża wartość faktury, potrzebujesz zgody klienta!

Przeczytaj też: Faktura elektroniczna (e-faktura) – najważniejsze zalety

Najczęstsze błędy przy korekcie faktur

Jeśli robisz korektę faktury, zrób to dobrze! Unikaj tych błędów:

❌ Wystawienie korekty bez podania powodu – każda faktura korygująca musi zawierać uzasadnienie.

❌ Brak zgody klienta na fakturę korygującą „in minus” – jeśli korekta zmniejsza kwotę, klient musi ją zaakceptować.

❌ Wysłanie faktury korygującej, ale brak potwierdzenia od klienta – w razie kontroli „skarbówka” może tego wymagać.

❌ Niepoprawna numeracja – faktury korygujące muszą mieć własny numer i odnosić się do konkretnej faktury pierwotnej.

Czy można anulować fakturę zamiast ją korygować?

Nie! W Polsce nie można anulować faktury, jeśli trafiła ona do klienta. Można to zrobić tylko, jeśli:

✅ faktura nie została jeszcze wysłana do klienta,
✅ transakcja w ogóle się nie odbyła, a dokument został błędnie wystawiony.

W innych przypadkach konieczna jest faktura korygująca.

Jak korekta faktury wpływa na termin płatności?

● Jeśli faktura korygująca zwiększa kwotę, termin płatności może pozostać ten sam lub być wydłużony – zależy to od ustaleń między stronami.

● Jeśli faktura korygująca zmniejsza kwotę, sprzedawca powinien zwrócić różnicę klientowi, a termin płatności zmienia się odpowiednio do nowej wartości.

● W przypadku korekty VAT należy pamiętać, że rozliczenie podatku odbywa się w miesiącu wystawienia faktury korygującej.

Korygowanie faktur to nic trudnego! Wystarczy znać podstawowe zasady i działać szybko. Pamiętaj, że lepiej poprawić błąd, niż ryzykować problemy z urzędem skarbowym.