Kompensata faktur. Skuteczny sposób na bezgotówkowe rozliczenia między firmami
Prowadzisz firmę i regularnie wystawiasz oraz opłacasz faktury? Zdarza się, że jesteś równocześnie czyimś dłużnikiem i wierzycielem? Zamiast przelewać pieniądze w tę i z powrotem, możesz rozliczyć się szybciej i prościej – stosując kompensatę. To legalny i praktyczny sposób na potrącenie wzajemnych należności, który może poprawić płynność finansową Twojej firmy. Zobacz, jak to działa w praktyce i kiedy możesz z tego skorzystać.
Co to jest kompensata faktur i jak działa?
Załóżmy, że prowadzisz firmę i współpracujesz z inną firmą. Wystawiłeś jej fakturę na 5 000 zł za dostarczony towar. Ale ta firma też coś Ci sprzedała (np. usługę) i wystawiła Ci fakturę na 8 000 zł. Obie faktury są już „do zapłaty”, czyli są wymagalne.
W takiej sytuacji możecie uzgodnić kompensatę, czyli potrącenie wzajemnych długów. Nie przelewacie sobie całych kwot, tylko zaliczacie jedną wierzytelność na poczet drugiej.
Czyli:
● firma A (czyli Ty) miała zapłacić firmie B 8 000 zł,
● ale firma B miała zapłacić Tobie 5 000 zł,
● więc po kompensacie zostaje tylko 3 000 zł do zapłaty od Ciebie dla firmy B.
Pamiętaj, żeby kompensatę faktur udokumentować!
Przykład:
Firma transportowa SpeedTrans regularnie korzysta z usług lokalnego warsztatu AutoMax – naprawiają tam ciężarówki i robią przeglądy. W kwietniu warsztat wystawił fakturę na 8 000 zł za naprawę dwóch pojazdów.
Ale to działa też w drugą stronę. SpeedTrans od kilku miesięcy świadczy usługi przewozowe dla AutoMax – na przykład dowozi części z hurtowni. Za te kursy SpeedTrans wystawił fakturę na 5 000 zł.
Obie faktury są już wymagalne, czyli ich terminy płatności minęły. Zamiast robić dwa przelewy, firmy dogadały się i zrobiły kompensatę.
Efekt?
● AutoMax nie płaci 5 000 zł, bo ta kwota zostaje potrącona,
● SpeedTrans płaci tylko różnicę, czyli 3 000 zł.
Dzięki temu obie strony oszczędzają czas, zmniejszają liczbę przelewów i lepiej zarządzają płynnością finansową.
Przeczytaj też: Faktura sprzedaży a faktura zakupu – podstawowe różnice.
Jakie przepisy regulują kompensatę faktur?
Kompensata jest opisana w Kodeksie cywilnym, dokładnie w artykułach 498–505. Ale spokojnie – nie musisz ich znać na pamięć. W praktyce chodzi o to, że kompensata faktur jest możliwa, jeśli:
● obie strony są sobie coś winne,
● ich długi są „wymagalne” (czyli już trzeba je zapłacić),
● da się je jasno określić (np. na fakturach).
Wtedy możesz napisać krótkie oświadczenie o kompensacie i załatwione. Nie trzeba ani pieniędzy, ani wizyt w banku. Proste, prawda?
Czy kompensatę faktur trzeba zawsze udokumentować na piśmie?
Nie, nie zawsze trzeba dokumentować kompensatę na piśmie, ale w praktyce warto to robić.
Art. 498 §2 Kodeksu cywilnego mówi, że: „Potrącenie następuje przez oświadczenie złożone drugiej stronie.”
Zgodnie z prawem wystarczy jednostronne oświadczenie jednej ze stron. Nie musi być ono pisemne, ale...
W praktyce – zawsze lepiej na piśmie.
Dlaczego?
● masz dowód, że kompensata miała miejsce,
● możesz ją załączyć do dokumentacji księgowej,
● unikniesz nieporozumień lub sporów z kontrahentem,
● ułatwiasz życie księgowości i ewentualnej kontroli skarbowej.
Wystarczy proste pismo albo e-mail z potwierdzeniem kompensaty. Może to być też wspólny protokół lub notatka uzgodniona między stronami.
WZÓR OŚWIADCZENIA O KOMPENSACIE FAKTURY
Dowiedz się więcej na temat: Faktura uproszczona. Co to takiego i jak skorzystać z tej opcji?
Kiedy nie da się zrobić kompensaty?
Nie każdą wierzytelność można potrącić. Kompensata nie zadziała, jeśli:
● dług nie jest jeszcze wymagalny (czyli termin płatności jeszcze nie minął),
● dług wynika z czynu niedozwolonego (np. odszkodowanie),
● kompensata została wyłączona przez przepisy albo umowę.
Zawsze warto sprawdzić, czy dana sytuacja spełnia warunki opisane w Kodeksie cywilnym.
Zalety kompensaty faktur
✅1. Oszczędzasz czas i pieniądze
Zamiast dwóch przelewów – jeden dokument. Nie płacisz prowizji bankowych, nie musisz pilnować kilku terminów. Załatwione od ręki.
✅2. Poprawiasz płynność finansową
Masz mniej zaległych faktur, a to oznacza, że łatwiej planować budżet i unikać zatorów płatniczych.
✅3. Mniej formalności między firmami
Wzajemne rozliczenia w ramach kompensaty są szczególnie wygodne, gdy z danym kontrahentem współpracujesz regularnie. Nie trzeba każdej faktury traktować osobno – wystarczy jedna kompensata.
Wady i ograniczenia kompensaty
1. Muszą być dwie strony z długami
Nie zrobisz kompensaty, jeśli tylko jedna strona coś komuś zawdzięcza. Obie firmy muszą mieć wobec siebie wymagalne (czyli już do zapłaty) należności.
2. Potrzebne są dokumenty
Teoretycznie wystarczy ustne oświadczenie, ale w praktyce lepiej mieć wszystko na piśmie. Oświadczenie, umowa kompensacyjna albo noty księgowe – to podstawa przy ewentualnej kontroli.
3. Są wyjątki ustawowe
Nie każdą wierzytelność można potrącić. Nie zrobisz kompensaty np. z:
● odszkodowań (czyny niedozwolone),
● alimentów czy środków utrzymania,
● zobowiązań wyłączonych przepisami lub umową.
Zobacz też