Przedawnienie faktury. Po ilu latach i co wtedy?

Co to znaczy, że faktura się przedawniła?

Przedawnienie oznacza, że po pewnym czasie nie możesz już skutecznie dochodzić zapłaty w sądzie. Twój dłużnik może wtedy powiedzieć „nie zapłacę, bo minął termin” – i sąd przyzna mu rację. Ale uwaga: dług nadal istnieje. To znaczy, że możesz próbować odzyskać pieniądze polubownie, np. wysyłając przypomnienia. Ale jeśli dłużnik się uprze, nic nie wskórasz.

Przeterminowana faktura to taka, której termin płatności już minął, ale nadal możesz iść z nią do sądu.

Przedawniona faktura to taka, z którą co prawda możesz iść do sądu, ale dłużnik może powiedzieć „nie zapłacę, to już się przedawniło”.

Po ilu latach faktura się przedawnia?

To zależy, od kogo chcesz odzyskać pieniądze i za co. Na dochodzenie zapłaty przed sądem masz:

● 3 lata – jeśli jesteś przedsiębiorcą i wystawiasz fakturę innej firmie,

● 2 lata – jeśli sprzedajesz coś w ramach działalności gospodarczej,

● 1 rok – jeśli chodzi o umowę przewozu (np. kurier czy transport),

● 6 lat – jeśli nie działasz jako firma, tylko jako osoba prywatna.

Ważne: dla długów przedawniających się po 2 latach lub dłużej, termin upływa zawsze 31 grudnia ostatniego roku. Czyli jeśli minęły dokładnie 3 lata w lipcu – faktyczne przedawnienie nastąpi z końcem grudnia.

Jak liczyć bieg terminu przedawnienia faktury?

Bieg przedawnienia zaczyna się od dnia, kiedy dłużnik powinien zapłacić fakturę. A dokładnie – od następnego dnia po terminie płatności.

Jeśli faktura ma termin zapłaty 10 lipca, to liczenie przedawnienia zaczyna się od 11 lipca. I teraz ważna rzecz:

● Jeśli termin przedawnienia to 2 lata lub więcej (np. 3 albo 6 lat), to niezależnie od dokładnej daty, dług przedawnia się z końcem roku, czyli 31 grudnia.

● Jeśli termin przedawnienia to mniej niż 2 lata (np. rok przy umowie przewozu), to kończy się dokładnie po tym czasie – bez zasady „końca roku”.

Przykład:

Masz fakturę z terminem płatności 10 lipca 2022.
Bieg przedawnienia zaczyna się 11 lipca 2022.
Miną 3 lata – czyli do 10 lipca 2025.
Ale ponieważ to roszczenie z działalności gospodarczej, przedawnienie nastąpi 31 grudnia 2025.

Proste? Wystarczy zapamiętać zasadę: od dnia po terminie płatności i – jeśli to długi firmowe – dług przedawnia się zwykle na koniec roku.

Dlaczego to ważne dla Twojej firmy?

Jeśli prowadzisz działalność, musisz mieć oko na terminy płatności. Dlaczego? Bo po upływie określonego czasu możesz już nie odzyskać pieniędzy – nawet jeśli faktura była prawidłowa i zasłużona.

Działaj wcześniej – wysyłaj przypomnienia, dogaduj się z kontrahentem, składaj pozwy, jeśli trzeba. Dzięki temu nie stracisz pieniędzy tylko dlatego, że minął czas.

Przeczytaj: Faktura sprzedaży a faktura zakupu – podstawowe różnice.

Co się dzieje po przedawnieniu faktury?

Po upływie terminu:

● dłużnik może legalnie odmówić zapłaty,
● nie możesz odzyskać pieniędzy przez sąd (chyba że dłużnik nie podniesie zarzutu),
● możesz próbować odzyskać dług polubownie.

W relacji z konsumentem (osobą fizyczną) sąd sam sprawdzi, czy dług jest przedawniony.
W relacji firma–firma sąd weźmie pod uwagę przedawnienie tylko wtedy, gdy dłużnik sam o tym powie.

Nie zapomnij też o księgowości – jeśli faktura jest nieściągalna, trzeba zrobić odpis aktualizujący lub spisać ją na straty. Ale uwaga: nie zawsze można to zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Co robić, żeby faktura się nie przedawniła?

Nie wystarczy wystawić fakturę i czekać. Trzeba działać. Oto, co możesz zrobić:

✅Sprawdzaj terminy płatności regularnie!

✅Szybko przypominaj o zaległościach – kontaktuj się z dłużnikiem od razu po terminie płatności.

✅Wysyłaj wezwania do zapłaty (najlepiej pisemnie).

✅Dogaduj się z dłużnikiem – każda ugoda (nawet ustna) przerywa bieg przedawnienia.

✅Złóż pozew do sądu przed upływem terminu.

✅Prowadź mediacje, żeby zatrzymać bieg przedawnienia.

Po wyroku sądu możesz skierować sprawę do komornika – dopiero wtedy możliwa jest egzekucja.

Przykład:

Firma A miała starą fakturę wobec kontrahenta B. Zostało już tylko kilka miesięcy do 3-letniego terminu przedawnienia. Co zrobiła?

✅ Wysłała wezwanie do zapłaty.
✅ Kontrahent odpisał, że chce spłacić, ale potrzebuje rozłożyć to na raty.
✅ Dogadali się i podpisali ugodę.

Efekt? Termin przedawnienia się przerwał, a Firma A zyskała więcej czasu na odzyskanie pieniędzy. Prosty krok, a może uratować dużą kwotę.

Przeczytaj też: Rodzaje faktur, które znać powinien każdy przedsiębiorca.